Kaj je Enterprise Content Management – ECM?

Kaj je Enterprise Content Management – ECM?

ECM, ali Enterprise Content Management, oziroma po slovensko upravljanje elektronski poslovnih vsebin, je ob digitalizaciji vse več poslovne vsebine še kako aktualna tema. Ampak, koliko o ECM zares vemo. Pa začnimo z enostavno razlago o ECM.

ECM so strategije, metode in orodja, ki jih uporabljamo za zajem, urejanje, shranjevanje, arhiviranje in dostavljanje dokumentov in vsebine, povezane z organizacijskimi procesi v podjetju. ECM orodja in strategije omogočajo upravljanje kakršnihkoli nestrukturiranih informacij in podatkov. Ko pričnete z raziskovanjem ali je ECM primeren za vas, pogosto ugotovite, da se eden ali več oddelkov utaplja v papirjih in ponavljajočih se opravilih. Vaši boj s papirnimi dokumenti, informacijami, ki se nahajajo na različnih procesih in ročno delo z njimi, lahko kmalu postanejo zelo nadležni, zamudni in predvsem dragi.

Učinkovitost. Uporaba je sila enostavna. Dokumente lahko iščete po ključnih besedah, oznakah ali meta podatkih. Tako ste lahko prepričani, da vedno najdete najnovejšo različico pravega dokumenta.

Sodelovanje. Na določenem dokumentu dela več ljudi. Ker so vsi dokumenti “online“, se zadnja različica dokumenta ne skriva na računalniku vašega sodelavca. Tako ste lahko prepričani, da delate na najnovejši različici dokumenta.

Varnost. Preko nastavitev pravic dostopa, lahko kontrolirate, kdo lahko dostopa do dokumentov in na kakšen način. Recimo, nekdo ima pravice za urejanje dokumenta, drugi samo ogled, tretji pa do dokumenta sploh ne more dostopati.

Upravljanje shranjevanja. Z enim sistemom imate znanje, možnost in kontrolo nad urejanjem, shranjevanjem, posredovanjem, arhiviranjem in uničevanjem dokumentov.

In kakšne so potencialne prednosti za vaše podjetje:
– Integracija v druge sisteme. Primer. Kaj ne bi bilo enostavno, če bi vnesli ime in priimek enkrat, naslednjič, ko potrebujete enako informacijo, pa bi se to polje (in druga) izpolnilo samodejno? Lahko se povežemo v vaše obstoječe sisteme, ki jih verjetno že imate v vašem računovodstvu oziroma kadrovski službi. Na ta način so tovrstne informacije dostopne tudi drugim sistemom, zaposlenim pa ste prihranili čas z nadležnim tipkanjem vedno znova istih informacij.
– Zmanjšajte količino nepotrebnih opravil. Primer. Dokumente imate shranjene na različnih lokacijah. In sedaj ne veste, ali je pred vami 2. različica dokumenta, medtem ko veste da obstaja že 5. različica. Ampak, v čem se razlikujeta? Kje najti zadnjo različico. Že vem, Jože jo ima na svojem računalniku. Ampak je na dopustu. Zaposleni si bodo oddahnili ob razbremenitvi nepotrebnih opravil, kot je iskanje zadnje različice dokumenta, sodelavca ki dokument poseduje in drugih.
– Več časa za vaše stranke. Sedaj, ko imate kontrolo nad svojimi dokumenti in delovnimi procesi, lahko vaši zaposleni več časa posvetijo strankam. V pisarni študentskega servisa, lahko v trenutku najdejo vse dokumente povezane s študentom. Zavarovalnica lahko takoj zbere vse dokumente povezane z zavarovancem. Podpora za stranke v katerem koli podjetju se lahko takoj in enostavno odzove na povpraševanja strank.
– Prihranki. Vaši zaposleni bodo sedaj ko imajo urejene dokumente in delovne procese, prihranili kar nekaj časa. Vašemu podjetju se bodo posledično znižali stroški delovanja, saj ste dvignili produktivnost, izboljšali podporo strankam in znižali stroške zaradi manjše porabe papirja.