Dobra preglednost nad pogodbami (in drugimi dokumenti) je bistvenega pomena za učinkovito upravljanje podjetja, sredstev in povezanih tveganj. Pogosto pa so pogodbe shranjene na več lokacijah, od omar in skupnih datotek, do e-pošte posameznikov. Zato jih je težko najti, še težje pa je oceniti njihov vpliv na poslovanje. M-Files to težavo odpravlja s centralnim shranjevanjem. Pogodbe upravlja glede na vsebino, s katero so povezane: stranko, projektom, dobaviteljem, lokacijo, izdelkom ali storitvijo ali čim drugim. To vam omogoča 360-stopinjski pogled, s katerim lahko poiščete in organizirate pogodbe po kateri koli pomembni lastnosti ter pridobite takojšen vpogled v povezane informacije, kot so stiki, korespondenca, mejniki in stanja življenjskega cikla. Shranjevanje pogodb na eni lokaciji namesto v več sistemih prihrani vašim zaposlenim veliko časa pri iskanju pogodb, omogoča jim dostop s katere koli naprave in lokacije, tudi kadar so brez povezave, ter pomaga vodstvu pri nadzoru skladnosti, revizijskih in sodnih tveganj.
Z učinkovitim upravljanjem pogodb v fazi pred podpisom se lahko vaše podjetje izogne nepotrebnim zamudam in zamujenim priložnostim, ter hitreje posluje. To postane zelo zamudno, če postopek upravljanja pogodb ni avtomatiziran, vključuje ljudi na več lokacijah, ter je odvisen od podvajanja in papirja. Čas se pogosto izgublja, ko pogodbe čakajo na pregled, ko je treba združiti več različic in ko je postopek odvisen od fizičnih podpisov. M-Files lahko pomaga s ponudbo učinkovitih orodij za spletno sodelovanje, kot so soavtorstvo, dodajanje opomb in upravljanje različic. Avtomatizirani delovni tokovi izboljšujejo preglednost in preprečujejo mirovanje, naša integracija z RekonoSign pa omogoča hitro, varno in priročno funkcijo elektronskega podpisovanja. S tem boste dosegli večjo učinkovitost, saj boste pospešili postopek priprave osnutka, skrajšali čas, potreben za postopke pogajanj, odobritve in podpisovanja, ter izboljšali sodelovanje in izmenjavo vsebine med notranjimi in zunanjimi deležniki.
Pogodbe določajo cilje, časovne razpore, roke, kazni, dolžnosti in odgovornosti, ki jih je treba upravljati preudarno in usklajeno. Mnoga podjetja to še vedno poskušajo doseči z uporabo preglednic in koledarjev, pri čemer se pogosto izkaže, da se ta pristop s povečanjem števila pogodb izjalovi. M-Files to rešuje tako, da vam pomaga standardizirati pogodbe na podlagi obsežne knjižnice odobrenih predlog pogodb, zagotavlja izpolnjevanje pomembnih mejnikov s sprožanjem opozoril in obvestil, ter pomaga nadzorovati tveganja, saj ponuja poročila o vseh podatkih o pogodbah. M-Files avtomatizira tudi upravljanje pravic dostopa in politike hrambe, da zagotovite skladnost z lokalnimi ali panožnimi predpisi. Tovrstno osrednje in nadzorovano okolje vam bo omogočilo zanesljivo merjenje skladnosti, rezultatov in uspešnosti pri pogodbah in dobaviteljih, vas zaščitilo pred regulativnimi sankcijami in kaznimi, ter pomagalo vodstvu in vodjem tveganj pri natančnih ocenah tveganj.
Sodobne rešitve za upravljanje pogodb povečujejo produktivnost in zmanjšujejo tveganja, saj organizacijam omogočajo avtomatizacijo procesov, ter enostavno in varno elektronsko podpisovanje dokumentov iz katere koli naprave. Glavna dejstva o avtomatizaciji upravljanja pogodb (in drugih dokumentov) smo povzeli v infografiki.
Nobena organizacija ni imuna na zaplete, povezane z upravljanjem pogodb. Brez proaktivne strategije in pristopa za upravljanje in obdelavo teh ključnih poslovnih dokumentov, organizacije nimajo vpogleda v stanje in status svojih pogodb, kar lahko neposredno in takoj negativno vpliva na prihodke. Za več informacij si preberite eKnjigo 'Šest korakov za avtomatizacijo in izboljšanje upravljanja pogodb'.
Note - your current cookie settings will exclude you from receiving promotional updates via email! To allow those updates, update your cookie settings