Dokumentni sistem za poslovanje brez birokratskih nočnih mor

Bodimo realni: digitalna preobrazba bi morala papir poslati na smetišče zgodovine, a nekako se zdi, da v podjetjih ustvarjamo več dokumentov kot kadarkoli prej. Če se vaša ekipa še vedno ukvarja z ročnim vnašanjem podatkov in iskanjem pogodb po mapah, preprosto izgubljate čas in denar.

Waidok ni le še en digitalni arhiv. Je pameten dokumentni sistem (DMS), ki zajame, organizira in varno shrani vse podatke ter prevzame celoten življenjski cikel vaših dokumentov. Ne glede na to, ali poslujete iz pisarne ali imate hibridno ekipo, Waidok centralizira celotno znanje vašega podjetja na enem mestu in vam omogoča delo od koderkoli.

Zakaj vaša ekipa potrebuje dokumentni sistem Waidok?

Modne besede ne plačajo računov, učinkoviti procesi pa jih. Tukaj so konkretne prednosti, ki jih dokumentni sistem prinaša vašemu poslovanju:

Centralizirano znanje in hitrejše odločitve

Iskanje slabo arhiviranih informacij je izguba dragocenega časa in virov. Waidok deluje kot enotna platforma, kjer so vsi dokumenti pametno indeksirani in takoj dostopni.

Konec ročnega prepisovanja

Z integrirano OCR tehnologijo Waidok takoj prepozna in zajame podatke iz vaših dokumentov, vaši zaposleni pa se nehajo ukvarjati s tipkanjem.

Avtomatizirani delovni tokovi (Workflows)

Pozabite na pošiljanje dokumentov po e-pošti z zadevo "PROSIM ODOBRI". Sistem omogoča hitrejše potrjevanje in avtomatizira vaše poslovne procese.

Neprebojna varnost in skladnost (GDPR)

Ko pride do zahtevkov v zvezi z GDPR (kjer je zakonski rok za odgovor pogosto le en mesec), je hitro iskanje ključno. Waidok varuje vaše podatke in zagotavlja, da so dokumenti na voljo le pooblaščenim osebam.

Optimizacija stroškov

Z odpravo fizičnega arhiva, manjšo porabo papirja in drastičnim zmanjšanjem časa, porabljenega za iskanje in potrjevanje, neposredno režete operativne stroške.

Primeri uporabe: Rešitve za vašo panogo

Nobeno podjetje ni enako, zato je Waidok zasnovan tako, da rešuje specifične izzive različnih industrij:

Finance in administracija: Avtomatizacija obdelave prejetih računov in nabavnih nalogov, zmanjšanje vnosa podatkov, odprava napak in varna hramba zaupnih finančnih podatkov.
Kadrovska služba: Centralizacija evidenc zaposlenih in avtomatizacija ključnih nalog, kot sta prihod (onboarding) in odhod zaposlenega (offboarding), ter strukturirano upravljanje pogodb.
Pravne službe: Centralizirana dokumentacija s hitrim iskanjem, avtomatizirani opomniki za pravne roke in varni digitalni procesi podpisovanja.
Zdravstvo: Varna digitalizacija kartotek pacientov, privolitev (Informed consent) in zavarovalniških dokumentov ob strogi skladnosti s standardi za hitrejšo in boljšo obravnavo pacientov.
Proizvodnja: Urejanje obsežne in kompleksne dokumentacije o načrtovanju produktov (R&D), nadzoru kakovosti, inženirskih spremembah in dobaviteljih na eni zanesljivi platformi.
Logistika in transport: Dematerializacija prevoznih dokumentov (CMR, dobavnice, deklaracije) z možnostjo nalaganja in podpisovanja informacij neposredno na terenu prek mobilnih aplikacij.
Nepremičnine: Digitalni arhiv za najemne in kupoprodajne pogodbe, gradbena dovoljenja ter evidence strank, ki radikalno pohitri nepremičninske transakcije.
Turizem in gostinstvo: Centralizacija pogodb, rezervacij in evidenc gostov za zagotavljanje varnosti podatkov ter hitrejši in bolj personaliziran odziv strankam.
Trgovina: Avtomatizirano upravljanje pogodb z dobavitelji in evidence zalog, kar pripomore k hitrejšemu reševanju reklamacij ter boljši uporabniški izkušnji kupcev.

Arhitektura, ki temelji na podatkih

Če na primer dokumente prejemate v digitalni obliki, jih nato natisnete in ponovno skenirate prek vašega lokalnega tiskalnika samo zato, da bi jih »arhivirali«, vaš proces preprosto ne deluje. Čas je za nadgradnjo. Waidok je zasnovan z mislijo na sodoben, povezan IT ekosistem in se ne obnaša kot še en izoliran informacijski silos, ki vaši IT ekipi povzroča sive lase.

Cloud-First (Gostovanje v oblaku)

Vaši poslovni podatki ne smejo biti ujetniki prašnega strežnika v kleti vašega podjetja. Waidok je sodobna rešitev v oblaku, ki gostuje na zanesljivi infrastrukturi Microsoft Azure. Kaj to dejansko pomeni za vas in vaše poslovanje? Pomeni maksimalno razpoložljivost podatkov, vrhunsko varnost in predvsem nič več stroškov vzdrževanja ter nadgrajevanja lastne strojne opreme. Sistem se samodejno prilagaja in raste z vašimi potrebami, vi pa imate varen dostop do vseh dokumentov in odobritvenih procesov 24/7, ne glede na to, ali delate iz pisarne, od doma ali na terenu.

Brezšivne integracije in lasten API

Programska oprema, ki se ne zna »pogovarjati« z drugimi sistemi, je v današnjem agilnem svetu neuporabna. Zato ima Waidok lasten vmesnik (API), ki omogoča neposredno povezovanje s programsko opremo, ki jo v podjetju že uporabljate. Sistem se naravno integrira z orodji, ki so že del vašega vsakdana: Microsoftov ekosistem (Teams, Outlook, Azure), Workplace Pure, SMTP prehodi (Gateway) ter raznovrstnimi rešitvami tretjih oseb. Namesto da bi zaposleni nenehno preklapljali med različnimi aplikacijami in ročno prenašali podatke, Waidok deluje v ozadju in povezuje vaše poslovne procese v pametno celoto.