Hiter dostop do informacij je pogosto izziv za zaposlene, ki delajo v pisarnah in na daljavo. Rešite ga tako, da upravljanje vsebine v podjetju (ECM – Enterprise Content Management) povežete z Microsoft Teams.
Microsoft 365 je bil v času pandemije pravi razcvet za številne organizacije, Microsoft Teams pa se je izkazal kot odlično orodje za digitalno sodelovanje. Zdaj lahko to zmožnost nadgradite s povezavo rešitve za upravljanje vsebine (na primer M-Files) v podjetju z Microsoft Teams. S tem odpravite informacijske silose in zagotovite, da imajo uporabniki hiter in enostaven dostop do informacij, ki jih potrebujejo, ne glede na to kje so shranjene.
- nemoteno iskanje po vseh "skladiščih" podjetja,
- priklic vseh ustreznih informacij in podatkov (tako strukturiranih kot nestrukturiranih) za izpolnjevanje poslovnih potreb,
- vidljivost: da bi na enem mestu videli vse, kar potrebujejo, ne glede na to, kje se nahajajo sami ali posamezni viri in vsebine.
- 9% se zanaša na priponke elektronske pošte in osebne lokalne diske,
- 34% jih je že v oblaku, vendar imajo več slabo organiziranih delitev v oblaku (cloud-share),
- 23% jih uporablja eno samo omrežno skupno rabo datotek, ki pa je do neke mere kaotična,
- le tretjina organizacij (33%) ima razmeroma dobro organizirano omrežno skupno rabo datotek.
- da bi izpolnili poslovne potrebe ali zahteve delovnega procesa, zaposleni predolgo iščejo prave informacije, kar ovira učinkovitost in produktivnost,
- nezmožnost pridobivanja polne vrednosti informacijskih virov podjetja,
- pomanjkanje nadzora nad različicami, zaradi česar se zastarele informacije delijo, se nanje zanašajo in se celo pošiljajo strankam,
- tveganje podvajanja obstoječih dokumentov, kar pomeni izgubo časa in truda,
- neučinkovito upravljanje vsebine in informacij,
- tveganje neskladnosti s predpisi o varstvu podatkov (GDPR).
| Kako težko je najti prave informacije? - Zaposleni v povprečju porabijo 18 minut za iskanje dokumenta.³ - 93% zaposlenih ne more najti dokumenta, ker je bil ob vložitvi slabo poimenovan ali označen.³ - 82% vprašanih meni, da iskanje po različnih sistemih, da bi našli najnovejšo različico dokumentov, zmanjšuje njihovo produktivnost.⁵ |
- uredi shranjevanje podatkov in upravljanje dokumentov v vseh vaših skladiščih, sistemih za shranjevanje in poslovnih aplikacijah,
- poenostavlja upravljanje informacij ter z avtomatizacijo podpira in racionalizira vaša prizadevanja za skladnost s predpisi,
- prihrani čas in trud uporabnikom, ki lahko hitro in enostavno najdejo ključne poslovne informacije, ki jih potrebujejo,
- zagotavlja vedenje, da so informacije vedno posodobljene, zavarovane in zaščitene pred naključnim izbrisom v celotnem življenjskem ciklu.
- neposreden dostop do podatkov iz samega sistema Teams, ne glede na to, kje so shranjeni - ni treba preklapljati med različnimi aplikacijami,
- inteligentni iskalnik, ki zaposlenim omogoča hitro in učinkovito iskanje informacij, ki jih potrebujejo za podporo vsakodnevnim poslovnim procesom, delovnim procesom in opravilom - najdejo lahko celo podatke in dokumente, ki so se prej izkazali za izgubljene,
- zaupanje, da vsi uporabljajo, izmenjujejo in delajo z najnovejšo različico vseh informacij ali podatkov.
¹ https://www.businessofapps.com/data/microsoft-teams-statistics/² https://www.konicaminolta.eu/eu-en/news/konica-minolta-research-reveals-the-status-of-digital-transformation-in-european-companies³ https://go.m-files.com/rs/165-TCE-001/images/eBook-100-Information-Management-Stats-That-Will-Blow-Your-Mind.pdf⁴ https://go.m-files.com/rs/165-TCE-001/images/eBook-100-Information-Management-Stats-That-Will-Blow-Your-Mind.pdf⁵ https://go.m-files.com/rs/165-TCE-001/images/eBook-100-Information-Management-Stats-That-Will-Blow-Your-Mind.pdf
