Trg je prenasičen z različnimi modeli in specifikacijami, zato je izbira pravega poslovnega tiskalnika pogosto frustrirajoča naloga. Največja napaka, ki jo podjetja pri tem naredijo, je osredotočanje izključno na nabavno ceno.
Poceni tiskalnik z oddelka s potrošniško elektroniko vas bo dolgoročno stal bistveno več v obliki dragih tonerjev, številnih okvar in izgubljenega časa zaposlenih. Izbira mora temeljiti na dejanskih potrebah vašega poslovanja, varnostnih standardih in celotnih stroških lastništva (TCO - Total Cost of Ownership).
1. Analiza dejanskih potreb vaše ekipe
Preden sploh začnete pregledovati kataloge, morate razumeti, kakšni so vaši dokumentni procesi in kaj vaša ekipa dejansko potrebuje. Kupovanje predimenzioniranega tiskalnika za ekipo, ki natisne nekaj računov na teden, je metanje denarja skozi okno. Po drugi strani pa bo podhranjen tiskalnik in skener v okolju z velikim volumnom tiska hitro pregorel.
Ključna vprašanja pri analizi:
- Format tiska ali, zakaj je A3 format pogosto edina smiselna izbira: Velikokrat se pojavi dvom, ali podjetje sploh potrebuje A3 tiskalnik, če večinoma tiska račune in pogodbe na A4. Odgovor se skriva v sami arhitekturi stroja. Profesionalni A3 večopravilni tiskalniki so zgrajeni za resne poslovne obremenitve. Imajo neprimerljivo močnejše komponente, večje kapacitete tonerjev in precej daljšo življenjsko dobo. Tudi če večino časa tiskate na A4 format, vam robustnost A3 mehanizma dolgoročno prihrani nešteto zastojev in zagotavlja najnižje stroške na natisnjeno stran. Hkrati pa imate vedno na voljo tisk velikih formatov (za tabele, načrte, brošure), ko jih zares potrebujete.
- Volumen in hitrost: Za manjše ekipe z do 3.000 natisnjenimi stranmi mesečno zadošča hitrost 25 strani na minuto. Pri več kot 10.000 straneh boste potrebovali tiskalnik, ki zmore vsaj 45 strani na minuto in ima večje predale za papir.
- Tehnologija tiska: Je za vaše poslovanje ustreznejši brizgalni ali laserski tiskalnik? Za pisarniška okolja z večjim volumnom teksta in grafike je zanesljiv barvni laserski tiskalnik pogosto edina smiselna izbira, saj zagotavlja visoko hitrost, obstojnost izpisa in nižje stroške na natisnjeno stran.
- Funkcionalnosti: Ali potrebujete napredno končno dodelavo (avtomatsko spenjanje, luknjanje, izdelava brošur) ali pa zgolj osnovni multifunkcijski tiskalnik za digitalizacijo dokumentov?
"Večina podjetij ob besedi tiskalnik najprej pogleda ceno škatle in pozabi na vse ostalo. V praksi pa se izkaže, da so skriti stroški vzdrževanja, tonerjev in predvsem izgubljenega časa tisti, ki resnično udarijo po žepu. Če tiskalnik ni prilagojen vašim dejanskim procesom, bo hitro postal najdražji kos plastike v pisarni. Pameten najem reši te težave, saj so stroški predvidljivi, oprema pa vedno deluje." Aleš Žnidaršič, samostojni prodajni svetovalec, Konica Minolta Slovenija.
2. Skriti stroški in prednosti, ki jih prinaša najem tiskalnika
Kot že omenjeno, je začetna investicija le vrh ledene gore. Prava slika stroškov se pokaže pri porabi energije, ceni potrošnega materiala in stroških servisa. Vaša IT ekipa ni tam zato, da menja tonerje ali rešuje zagozden papir.
Zato se vse več podjetij odloča, da tiskalnikov ne kupujejo več, ampak jih raje najamejo. Najem pisarniških tiskalnikov podjetjem omogoča predvidljivo proračunsko načrtovanje brez nepričakovanih stroškov popravil.
Kaj prinaša celovit najem?
- Vse vključeno v ceno: Mesečni najem tiskalnikov običajno vključuje celovito vzdrževanje, rezervne dele in delo serviserja.
- Avtomatizirana dostava tonerjev: Sistem sam sporoči, ko zmanjkuje barve, in novi tonerji vas čakajo na mizi, še preden se tiskalnik ustavi.
- Fokus na jedrni posel: Vaša IT ekipa se razbremeni. Tako se podjetje osredotoči na rast, zmanjšanje stroškov tiskanja pa postane enostavno merljiv in dosežen cilj.
3. Varnost podatkov in pametno upravljanje tiskanja
Tiskalnik v vašem podjetju ni več le orodje za prenos barve na papir, ampak je polnopravno vozlišče na vašem lokalnem ali oblačnem omrežju. Kot tak predstavlja potencialno varnostno luknjo. Kolikokrat se zgodi, da zaupne pogodbe ali izpiski plač ure in ure nezaščiteni ležijo na izhodni polici tiskalnika?
Napredne poslovne IT rešitve danes zahtevajo strog nadzor. Rešitve tiskanja za podjetja morajo vključevati preverjanje pristnosti (uporabnik mora pred tiskanjem prisloniti pametno kartico ali vnesti PIN kodo – t.i. follow me tiskanje) in zanesljivo šifriranje podatkov. Pametno upravljanje tiskanja znotraj celovitega IT management sistema preprečuje odtekanje informacij in zagotavlja absolutno varno tiskanje.
4. Od tiskalnika do celovite digitalizacije poslovanja
Ne smemo pozabiti niti na ekološki vidik in prehod na brezpapirno poslovanje. Sodobni večopravilni tiskalniki so hkrati vaša glavna vstopna točka za digitalizacijo. Hitri in zanesljivi skenerji omogočajo, da papirnate dokumente takoj pretvorite v digitalno obliko.
Z integracijo tiskalnika z vašim sistemom za upravljanje dokumentov (DMS sistem) se optimizacija poslovnih procesov začne že pri samem izvoru. Funkcije, kot sta privzeto obojestransko tiskanje in pametni način varčevanja z energijo, niso zgolj korporativne floskule, temveč neposredno znižujejo vaše račune. Pametno izbran tiskalnik je ključna investicija, ki podpira tako trajnostne cilje kot tudi digitalno transformacijo vsakega modernega podjetja.
Naredite konec kompromisom pri strojni opremi
Ne pustite, da vaši ekipi tempo narekuje podhranjena in nezanesljiva oprema. Odkrijte našo ponudbo robustnih poslovnih tiskalnikov in preverite, kako lahko z najemom takoj znižate stroške in odpravite zastoje: https://www.konicaminolta.si/sl-si/najem-ali-nakup-tiskalnika
Papir naj bo izjema, ne pravilo
Tiskalnik je šele prva stopnica. Rešite se izgubljenih map, nepreglednega iskanja in ročnega pretipkavanja podatkov z našimi inteligentnimi sistemi za upravljanje dokumentov: https://www.konicaminolta.si/sl-si/programska-oprema/zajem-in-upravljanje-dokumentov/dokumentni-sistem
