GDPR 2021

Ljubljana, Slovenija | 8 junij 2021

Varstvo podatkov in dostop do datotek z osebnimi podatki.

Obravnavanje osebnih podatkov, na primer podatkov o zaposlenih in strankah, je za mala in srednja podjetja pogosto nepredvidena težava. Navsezadnje vse več ljudi želi vedeti, katere informacije se hranijo o njih. Predstavljajte si na primer podjetje s 50 zaposlenimi. Prejme poizvedbo nekdanjega zaposlenega, ki bi radi izkoristili svojo pravico dostopa do informacij in želi dostop do svoje osebne mape in pregled vseh podatkov, ki jih je o njem zbral nekdanji delodajalec.


Vse več zaposlenih uveljavlja svojo pravico dostopa do informacij.
Bodisi notranje bodisi zunanje, glede zaposlitvenega ali poslovnega razmerja, v zadnjem času se število poizvedb v zvezi s hrambo osebnih podatkov, imenovanih zahteva za dostop do podatkov, na katere se nanašajo osebni podatki, močno povečuje. Vse več zaposlenih uveljavlja svojo pravico dostopa do teh informacij. Na primer v mnogih evropskih državah, za katere je kot vemo v veljavi Evropska splošna uredba o varstvu podatkov (GDPR), se je v dveh letih od začetka uporabe uredbe o varstvu podatkov, število tovrstnih zahtevkov podvojilo.


Dostop do datotek z osebnimi podatki je lahko za mala in srednja podjetja precej drag.
Želja po dostopu do informacij in vse večje število zahtevkov glede podatkov o zaposlenih in obdelavi podatkov, so lahko za mala in srednja podjetja draga iz dveh razlogov.


Prvič, številna podjetja niso pripravljena te legitimne poizvedbe posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki. Posledično delovni proces ni definiran in ni jasen. Zato se lahko hitro nabere veliko dodatnih ur dela. Na primer, če delodajalec v ta namen nima vzpostavljenega procesa in več posameznikov hkrati zahteva informacije, je treba v kratkem času vse obstoječe podatke ročno poiskati. Postopek je dolgotrajen in nagnjen k napakam.


Drugič, stroški kršitev iz naslova varstva podatkov so lahko zelo visoki, astronomski. Na primer GDPR v primeru kršitve varstva podatkov predvideva kazni vse do 20 milijonov evrov ali do 4 % letnega prometa podjetja.


Zaščita podatkov v kadrovski službi vključuje pravico do informacij.
Varstvo podatkov na delovnem mestu načeloma velja za vse delodajalce in zaposlene. GDPR zahteva, da morajo biti izpolnjena določena načela za obdelavo osebnih podatkov. Na primer, tudi v osebnih mapah (datotekah) se lahko obdeluje osebne podatke le za določene, jasne in zakonite namene


Zato je za vsakega delodajalca pomembno, da je dobro pripravljen na uveljavljanje pravice do dostopa in s tem povezanim vpogledom v podatke. Sposobnost, da se delodajalec lahko hitro odzove tako v primeru prihajajočih zahtevkov, kot tudi pri morebitnih kršitvah varstva podatkov, je nujna


Zahtevki dostopa do informacij so lahko dragi.
V našem primeru nekdanji zaposleni poizve o vseh osebnih podatkih, ki jih je o njem shranilo podjetje. Vendar lahko poizvedujejo tudi drugi posamezniki na katere se nanašajo osebni podatki, na primer nezadovoljne stranke, posamezniki iz seznama za tržno komuniciranje, javni organi ...


Iz meseca v mesec morajo podjetja obdelovati vse več takih zahtevkov. Razlogi za to so vedno večje število primerov kibernetskih goljufij, sprememb na delovnem mestu, odpuščanj zaradi pandemije korona virusa, vsiljene tržne komunikacije ...


Težava: za identifikacijo osebnih podatkov posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, je pogosto treba iskati v mnogih različnih informacijskih sistemih podjetja - torej v naboru podatkov in vsebinah, ki se nahajajo na različnih lokacijah in do katerih imajo dostop le nekateri oddelki ali uporabniške skupine.
Če za iskanje podatkov ni usklajenih postopkov, lahko ročno iskanje delodajalca stane hkratnega dela več zaposlenih in veliko dodatnih ur dela.


Osebni podatki - kako ravnati v skladu s politiko varstva podatkov.
Ne glede na to ali gre za zaposlene ali stranke, zaposlitev ali poslovne odnose: treba je spoštovati varstvo podatkov. Če se vrnemo k našemu zaposlenemu in na njegovo poizvedbo za dostop (vpogled) do informacij, ki jih o njem hrani kadrovska služba. In kaj sedaj? Največji izziv za podjetje je hitro in varno ugotoviti, kateri podatki o zaposlenemu so kje shranjeni.


Postopek se začne s prejemom in uradno potrditvijo zahtevka za dostop do informacij, katerega upravičenost je treba potrditi. V naslednjem koraku je potrebno zbrati in preveriti vse informacije in dokumenti v zvezi z zahtevkom. Na koncu se na zahtevek odgovori in predloži informativno poročilo, ki vključuje tudi možnost varnega prenosa podatkov.


Eden glavnih dejavnikov stroškov: sestavljanje in obdelava informativnega poročila.
Če je treba osebne podatke - torej informacije na podlagi katerih je mogoče identificirati posameznika - zbrati ročno, priprava poročila hitro postane glavno gonilo stroškov za mala in srednja podjetja.


Navsezadnje:
- obstaja veliko različnih virov podatkov (ERP sistemi, strežniki, CRM sistemi, tržne baze …) v različnih datotečnih oblikah, ki jih je treba poiskati,
- osebni podatki se lahko nahajajo tudi v slikovnih datotekah (na primer fotografije) in PDF datotekah,
- delo največkrat vključuje veliko število zaposlenih, ki se ukvarjajo s posameznim zahtevkom in
- ročno delo je zelo nagnjeno k napakam.


Rešitev težave omogočajo pametne programske rešitve: M-Files omogoča iskanje podatkov na enem mestu. Identificira ustrezne podatke, jih izvleče in v prihodnosti lahko z nekaj kliki ustvari vaša informativna poročila.


Dokumentni (informacijski) sistem M-Files: prevzemite nadzor nad svojimi podatki.
Prvi korak k skladnosti z GDPR je nadzor nad podatki v vašem podjetju. M-Files se lahko uporablja za iskanje vseh podatkov podjetja shranjenih v različnih poslovnih sistemih in dokumentih. Na podlagi teh informacij M-Files ugotovi, kje v podjetju se hranijo osebni podatki. Iz teh dokumentov prepozna želene informacije, jih izvleče in v prihodnosti lahko z nekaj kliki ustvari vaša informativna poročila. Ta rešitev omogoča odgovornim osebam za varstvo podatkov, da imajo celovit pregled nad osebnimi podatki in so vedno na tekočem z zahtevki in korak pred morebitnimi kršitvami varstva osebnih podatkov.


O podjetju Konica Minolta Slovenija

 

Konica Minolta Slovenija, d.o.o. s sedežem v Ljubljani je hčerinska družba Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH s sedežem v Langenhagnu v Nemčiji, ta je pa hčerinska družba Konica Minolta Inc., Tokio, Japonska. Konica Minolta s svojim edinstvenim strokovnim znanjem na področju upodabljanja (tiskanje, skeniranje, kopiranje), obdelave podatkov in odločanja na podlagi podatkov, ustvarja rešitve za svoje stranke - mala in srednje velika podjetja, velika podjetja in javni sektor - ter rešuje vprašanja, s katerimi se sooča družba.

 

Konica Minolta kot ponudnik rešitev za digitalna delovna okolja svojim strankam pomaga prepoznati in izkoristiti potencial, ki ga skriva digitalizacija, ter doseči naslednjo stopnjo digitalne zrelosti organizacije. V podporo "inteligentnemu povezanemu delovnemu mestu" Konica Minolta ponuja storitve v oblaku, IT, upravljanja tiskanja in video rešitev za delo na daljavo, sodelovanje, upravljanje ter avtomatizacijo delovnih procesov in varnost. Uspešnost podjetja pri spodbujanju preobrazbe je potrdila tudi družba IDC, saj je v raziskavi "IDC MarketScape, v poročilu "Worldwide Print Transformation 2020 Vendor Assessment" navedeno, da je Konica Minolta "globalno priznana kot vodilna na področju transformacije tiskanja". Konica Minolta je od leta 2021 tudi Microsoftov globalni partner.

 

Konica Minolta s ponudbo Igniting Print Possibilities pomaga tiskarnam in drugim ponudnikom storitev tiska maksimalno izkoristiti avtomatizacijo delovnih procesov za povečanje učinkovitosti. Podjetje zagotavlja vrhunske sisteme za digitalni produkcijski tisk, za tisk na embalažo in za tisk etiket. Naprave za dodelavo ustvarjajo tiskarske izdelke, ki izstopajo in ustvarjajo dodano vrednost. Konica Minolta se že več kot desetletje uveljavlja kot vodilna na trgu produkcijskega tiska v Evropi (InfoSource).

 

Za vse več organizacij je danes uspeh več kot le ozka opredelitev finančnega izkaza - vključuje tudi varovanje okolja in pozitiven vpliv na zaposlene ter družbo. Konica Minolta se je s svojo zavezanostjo ciljem trajnostnega razvoja zavezala, da bo dosledno sledila svojim ciljem na področju trajnosti in družbene odgovornosti. Podjetje je bilo večkrat prepoznano zaradi svoje bogate zgodovine družbenega prispevka ter zaradi prizadevanj za doseganje ciljev trajnostnega razvoja v celotni poslovni in dobavni verigi. Konica Minolta je uvrščena na seznam "2021 Global 100 Most Sustainable Corporations in the World" in je prejela najvišjo stopnjo na lestvici EcoVadis Sustainabilty Ratings.

 

Konica Minolta je za svoj inovativni pristop storitvam, ki odlično dopolnjuje njihove naprave, prejela prestižno nagrado "Buyers Lab PaceSetter Award for Serviceability and Support 2020/2021" podjetja Keypoint Intelligence.

 

Konica Minolta Slovenija zaposluje 51 predanih strokovnjakov (maj 2021), ki na slovenskem trgu skrbijo za več kot 3.000 pogodbenih strank in aktivno promovirajo vse vertikale poslovanja. Na evropskem nivoju je podjetje Konica Minolta Business Solutions Europe zastopano s podružnicami in distributerji v več kot 80 državah v Evropi, Srednji Aziji, na Bližnjem vzhodu in v Afriki. S približno 9.000 zaposlenimi (od aprila 2021) je Konica Minolta Europe v poslovnem letu 2020/2021 ustvarila več kot 1,9 milijarde evrov čiste prodaje. Po vsem svetu ima podjetje več kot 43.000 zaposlenih in posluje v več kot 150 državah.

 

Izrazi in imena izdelkov so lahko blagovne znamke ali registrirane blagovne znamke ustreznih lastnikov in so s tem priznani.

Kontakt

Kontakt

Matjaž Babnik

Vodja marketinga

Stiki z javnostjo

matjaz.babnik@konicaminolta.si

01 568 05 11

Da, želim prejemati informacije po:

o trenutnih izdelkih in storitvah podjetja Konica Minolta Slovenija in drugih povezanih družb znotraj skupine, ki so prilagojena mojim osebnim interesom . Vaši podatki bodo obdelani v skladu z našim pravilnikom o zasebnosti .

Polja z * so obvezna!

Note - your current cookie settings will exclude you from receiving promotional updates via email! To allow those updates, update your cookie settings