1.000 dni GDPR
kaj so se podjetja naučila?

Kot zasebniki imamo koristi od zaščite zasebnosti in varnosti podatkov, ki jo zagotavljata splošna uredba o varstvu podatkov EU (GDPR). Imamo več varnosti in zaupanja glede tega, kako podjetja in javni organi hranijo, uporabljajo in varujejo naše osebne podatke. Prav tako imamo več pravic glede svojih osebnih podatkov - vprašamo lahko katere podatke podjetje hrani o nas, zahtevamo njihov izbris oziroma uveljavljamo druge pravice, ki izhajajo iz zakonodaje.
 
Vendar je za organizacije izpolnjevanje GDPR zahtev  lahko izziv. Neupoštevanje lahko povzroči visoke globe, da ne omenjamo izgube ugleda in zaupanja strank.
 

Zaradi kršitev GDPR so bile izrečene globe v skupni vrednosti skoraj 1,1 milijarde evrov¹. Med kaznovanimi organizacijami je bila tudi družba Amazon Europe Core S.à.r.l.. Julija 2021 ji je bila izrečena doslej največja globa na podlagi uredbe GDPR, 746 milijonov Evrov, ker od uporabnikov ni pridobila ustreznega soglasja v zvezi z njihovimi osebnimi podatki.²   Čeprav lahko večja podjetja doletijo višje globe, so bila zaradi neskladnosti z uredbo kaznovana tudi mala in srednje velika podjetja. Na GDPR Enforcement sledilniku se nahaja seznam izrečenih kazni.

 
Zakaj je skladnost z GDPR za podjetja izziv?
Za skladnost z GDPR morajo biti organizacije sposobne v določenih rokih odgovoriti na pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki v zvezi z njihovimi osebnimi podatki, na primer zahtevo po izbrisu podatkov. Organizacije morajo biti sposobne izpolniti tudi svoje obveznosti glede varstva podatkov, ki vključujejo:
- vedeti, katere osebne podatke hranijo ter kako in zakaj jih obdelujejo
- varovanje teh osebnih podatkov pred dogodki, kot so nepooblaščen dostop, izguba ali nenamerno uničenje
- obveščanje organov in prizadetih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, o kakršnih koli kršitvah varstva osebnih podatkov.
 
V večini organizacij sta shranjevanje in obdelava osebnih podatkov o zaposlenih in strankah del vsakdanjega dela. To pogosto pomeni veliko količino podatkov, kar za upravljavca ali obdelovalca podatkov pomeni ključno odgovornost, zlasti v primerih, kot so:
- zahteve za dostop do podatkov, ki jih vložijo (običajno nekdanji) zaposleni ali stranke,
- uhajanje podatkov ali kršitve, če so osebni podatki shranjeni na nezavarovani lokaciji,
- obveščanje posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, o kršitvah varstva podatkov,
- individualna skladnost, kadar so zaposleni odgovorni za osebne podatke, ki jih hranijo v svoji elektronski pošti ali delovnih dokumentih.
 
Za organizacijo, ki ni dobro pripravljena, je lahko skladnost z uredbo GDPR draga v smislu časa in sredstev. Brez ustreznih delovnih tokov, procesov in podpornih orodij morda ne boste mogli potrditi, katere podatke o posamezniku hranite. Če pride do kršitve, morda ne boste vedeli, kateri podatki so bili prizadeti, in zato ne boste mogli izpolniti obveznosti poročanja v rokih, ki jih predpisuje GDPR.
 

Varstvo podatkov: glavni poslovni izziv   28 % organizacij meni, da je varstvo podatkov njihov največji poslovni izziv. Organizacije pravijo, da "nova normalnost", ki jo je povzročila pandemija, vpliva na njihov pristop k upravljanju vsebin/podatkov o strankah: - 18 % jih pravi, da morajo na novo razmisliti o obdelavi podatkov o strankah, - 34 % jih pravi, da morajo poostriti varnost.   Vir: Konica Minolta & Keypoint Intelligence Survey 2022

 
Kako lahko rešitve za inteligentno upravljanje vsebine v podjetjih podpirajo skladnost z uredbo GDPR.
Če ste v fazi prehoda s papirja na digitalno upravljanje informacij, je to odlična priložnost, da upoštevate skladnost z uredbo GDPR in se nanjo pripravite. Tudi če so vaši podatki že digitalizirani, boste morda še vedno težko našli kar potrebujete, če so podatki shranjeni na več lokacijah ali so slabo nadzorovani in indeksirani.
 
Rešitev za upravljanje vsebin v podjetju (ECM - Enterprise Content Management) kot je M-Files podjetja Konica Minolta vam lahko pomaga poenostaviti upravljanje podatkov in zagotoviti skladnost z GDPR.
 
Takšne rešitve vam pomagajo pridobiti nadzor nad podatki v organizaciji z upravljanjem dostopa do informacij in spremljanjem vseh hramb v realnem času, s čimer boste odkrili vse osebne podatke, ki jih tam ne bi smelo biti. Številke kreditnih kartic na primer ne smejo biti shranjene v sistemih elektronske pošte. Če se ugotovi kakšen dogodek, ste o tem obveščeni, tako da lahko hitro sprejmete korektivne ukrepe.
 
Rešitev kot je M-Files lahko dodatno avtomatizira brisanje informacij, ki jim je potekel rok veljavnosti.
 
Učinkovit odziv na zahteve posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.
Rešitve za inteligentno upravljanje vsebin lahko pomagajo zmanjšati stroške in prizadevanja pri odzivanju na zahteve posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.
 
Te rešitve olajšajo iskanje po več virih podatkov in formatih datotek, samodejno prepoznajo osebne podatke v vseh vaših podatkovnih 'skladiščih' (strukturiranih in nestrukturiranih), jih izločijo in vam omogočijo izdelavo prilagojenih poročil z le nekaj kliki. V primerjavi z ročnimi postopki je tveganje, da bi bili neželeni podatki napačno vključeni ali da bi bili pomembni podatki napačno izključeni, majhno.
 
Rešitve za inteligentno upravljanje vsebin vam omogočajo tudi preverjanje, ali so bili vsi zahtevani ukrepi s pridobljenimi podatki, kot je brisanje, izvedeni v skladu z zahtevo.
 
Izpolnjevanje zahtev glede obveščanja o kršitvah varnosti podatkov
Rešitve za inteligentno upravljanje vsebin, kot so naše, vam tudi pomagajo lažje izpolniti roke in zahteve GDPR za obveščanje o kršitvah varnosti podatkov.
 
Če menite, da je v vaši organizaciji prišlo do kršitve varnosti podatkov, vam naše rešitve pomagajo ustvariti poročila o vseh prizadetih zapisih z osebnimi podatki, ki jih lahko posredujete organom, kar vam pomaga pri izpolnjevanju predpisanega 72-urnega roka za obveščanje. Poleg tega lahko brez nepotrebnega odlašanja ustvarite zahtevano poročanje za izmenjavo s prizadetimi posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki.
 
Skladnost z uredbo GDPR spremenite v konkurenčno prednost
Z ustreznimi procesi, delovnimi procesi in podpornimi orodji lahko lažje in učinkoviteje izpolnjujete obveznosti GDPR v zvezi s shranjevanjem in obdelavo osebnih podatkov, odzivanjem na zahteve posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, ter obveščanjem o morebitnih kršitvah.
 
Z večjim zaupanjem v svojo zmožnost izpolnjevanja GDPR pa lahko svoje podjetje predstavite kot zagovornika zasebnosti, kar lahko pripomore k izgradnji in ohranjanju zaupanja in zvestobe strank.
 

¹ https://www.complianceweek.com/regulatory-enforcement/report-gdpr-fines-surpass-1b-in-2021-breach-notifications-also-rise/31259.article#:~:text=In%202021%2C%20there%20was%20an,28%2C%20the%20report%20noted 
 
² https://www.techtarget.com/searchsecurity/feature/GDPR-as-we-enter-2022-Challenges-enforcement-and-fines