Je že čas za uvedbo dokumentnega sistema?

Ljubljana, Slovenija | 3 oktober 2022

Je že čas za uvedbo dokumentnega sistema?

Glede na novo raziskavo globalno raziskavo Global IT Survey 2022*, ki jo je izvedla družba M-Files, skoraj 70 odstotkov storitvenih organizacij uporablja sisteme za upravljanje dokumentov/vsebin. Ti sistemi lahko pripomorejo k lažjemu iskanju, upravljanju in uporabi dokumentov, kar poveča produktivnost in zmanjša frustracije zaposlenih.


Vendar se storitvena podjetja prepogosto zadovoljijo le s privzeto, vnaprej naloženo Microsoft rešitvijo SharePoint in si pozabijo zastaviti vprašanje: Ali SharePoint res ustreza našim potrebam?
 
Večina organizacij se zanaša na paket Microsoft 365 preprosto zato, ker so ob nakupu osnovnih aplikacij Microsoft Word, Excel in PowerPoint tudi druge aplikacije vključene v isto naročnino. In Microsoft rešitve so večinoma odlične - orodja je enostavno uporabljati in ne zahtevajo veliko nastavitev ali usposabljanja.
 
Z izboljševanjem in še lažjo uporabo teh orodij pa postaja izziv učinkovitega upravljanja vhodnih in izhodnih dokumentov in vsebin še večji. Tveganja za razpršenost dokumentov, razdrobljene informacije in vrzeli v skladnosti se povečujejo, saj je vsakemu članu organizacije lažje hitro na novo ustvariti, podvojiti in deliti določeno vsebino.
 
Če dodamo še veliko storitveno podjetje z zahtevnejšimi potrebami, se začnejo resnične težave. Storitvena podjetja na primer pogosto delujejo v reguliranih panogah s strogimi pravili za zaupnost in hrambo podatkov. Čeprav ima Microsoft v premijskih naročninah zmogljivosti, ki podpirajo nekatere od teh zahtev, je zelo malo podjetij usposobljenih za uporabo teh zmogljivosti. In če nekdo na primer investira v upravljanje dokumentacije, želi imeti orodje, ki je temu namenjeno.
 
Drugi velik izziv pri uporabi Microsoftovih aplikacij za upravljanje informacij se vrti okoli dejstva, da se Microsoft ne osredotoča na organizacijo podatkov. Informacije v storitvi Microsoft 365 se zelo enostavno razpršijo po osebnih OneDrive računih, Teams skupinah, različnih strežnikih in mapah na računalnikih. Pri ustvarjanju novih dokumentov in njihovem shranjevanju v Microsoft 365 ni lahko vedeti, kam naj bi se posamezni podatki uvrstili. In ker običajno ni predpisano kam naj se informacije shranijo, se te informacije pogosto izgubijo - kar vodi v podvajanje in nočno moro pri nadzoru različic. Če k temu dodamo še starejše omrežne diske in druge poslovne aplikacije, kot je CRM, nastane popoln informacijski kaos.
 
Nauk? Samo zato, ker je SharePoint ob nakupu storitve Microsoft 365 brezplačen še ne pomeni, da je to najboljša rešitev za upravljanje dokumentov in druge poslovne vsebine. SharePoint se verjetno ne more prilagoditi vašim spreminjajočim se poslovnim potrebam ne, da bi veliko vlagali v razvoj za spreminjanje ali dodajanje - kar je nevzdržna rešitev, ki vodi v nezadovoljstvo.
 
Pravzaprav so rezultati Global IT Survey 2022 globalne raziskave pokazali, da je le 35,6 odstotka zaposlenih v storitveni panogi zelo zadovoljnih z rešitvijo za upravljanje dokumentov/vsebin, ki jo uporabljajo.
 
Rešitve, ki so specializirane za upravljanje dokumentov, vsebin in informacij, kot je M-Files, so namensko zasnovane posebej za povečanje učinkovitosti zaposlenih, večjo doslednost, zmanjšanje napak in izboljšanje izkušenj zaposlenih.
 
M-Files omogoča brezhibno kategoriziranje in enostavno označevanje informacij za prepoznavo, hkrati pa uveljavlja poslovna pravila in varnostne politike. Uporablja metapodatke, da izboljša organizacijo, iskanje in skupno rabo dokumentov, ter se samodejno uči in pomaga pri označevanju dokumentov, kar zaposlenim omogoča, da se osredotočijo na resnično delo.
 
Najboljši del? M-Files se brezhibno integrira v paket Microsoft 365 in ponuja učinkovitejši način shranjevanja informacij v različnih repozitorijih. Stranke tako varujejo svoje informacijske procese in zagotavljajo skladnost ne, da bi pri tem žrtvovale prednosti produktivnosti, ki jih prinaša naložba v Microsoft 365.
 
33 odstotkov storitvenih podjetij, ki so bila anketirana v raziskavi, je navedlo, da se njihove organizacije zanašajo na integracije med sistemi. To potrjuje potrebo po platformah za upravljanje dokumentov in drugih poslovnih vsebin, ki se zlahka integrirajo z današnjimi vodilnimi platformami za digitalno delovno mesto, kar zaposlenim omogoča, da vsakodnevno delo opravljajo z uporabo želenih aplikacij.
 
Storitvena podjetja, ki poleg paketa Microsoft 365 uporabljajo tudi M-Files:
  • rešijo izziv razpršenih informacij in nadzora različic,
  • avtomatizirajo procese, ki zajemajo celoten življenjski cikel dokumentov - ob upoštevanju spreminjajočih se skupin deležnikov - brez podvajanja vsebine,
  • ohranijo strukturo upravljanja informacij, ki služi celotni organizaciji in se lahko razvija v skladu s spreminjajočimi se zahtevami,
  • zagotovijo skladnost z zahtevami za indeksiranje, usposabljanje, hrambo in drugimi zahtevami za upravljanje dokumentacije,
  • zaščitijo informacije z dinamičnimi pravicami dostopa na ravni dokumentov, ki omogočajo revizijsko preverljiv začasni dostop brez kopiranja vsebine,
  • preprečijo podvajanje in "upravljanje vsebine zunaj podjetja" z orodji za sodelovanje,
  • se povezujejo s poslovnimi aplikacijami zunaj Microsoft ekosistema za povezovanje in obogatitev dokumentov z njihovimi primerljivimi dokumenti v zbirki podatkov (npr. dokumentacija o določenem projektu z ustreznimi ERP oznakami).

*V raziskavi M-Files Global IT Survey 2022 so sodelovali anketiranci iz Severne Amerike, zahodne Evrope in azijsko-pacifiške regije v panogah, kot so znanstveno/tehnično svetovalno raziskovanje, finančne storitve, investicijske storitve in upravljanje premoženja, poslovno svetovanje in računovodstvo.

O podjetju Konica Minolta Slovenija

 

Konica Minolta Slovenija, d.o.o. s sedežem v Ljubljani je hčerinska družba Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH s sedežem v Langenhagnu v Nemčiji, ta je pa hčerinska družba Konica Minolta Inc., Tokio, Japonska. Konica Minolta s svojim edinstvenim strokovnim znanjem na področju upodabljanja (tiskanje, skeniranje, kopiranje), obdelave podatkov in odločanja na podlagi podatkov, ustvarja rešitve za svoje stranke - mala in srednje velika podjetja, velika podjetja in javni sektor - ter rešuje vprašanja, s katerimi se sooča družba.

 

Konica Minolta kot ponudnik rešitev za digitalna delovna okolja svojim strankam pomaga prepoznati in izkoristiti potencial, ki ga skriva digitalizacija, ter doseči naslednjo stopnjo digitalne zrelosti organizacije. V podporo "inteligentnemu povezanemu delovnemu mestu" Konica Minolta ponuja storitve v oblaku, IT, upravljanja tiskanja in video rešitev za delo na daljavo, sodelovanje, upravljanje ter avtomatizacijo delovnih procesov in varnost. Uspešnost podjetja pri spodbujanju preobrazbe je potrdila tudi družba IDC, saj je v raziskavi "IDC MarketScape, v poročilu "Worldwide Print Transformation 2020 Vendor Assessment" navedeno, da je Konica Minolta "globalno priznana kot vodilna na področju transformacije tiskanja". Konica Minolta je od leta 2021 tudi Microsoftov globalni partner.

 

Konica Minolta s ponudbo Igniting Print Possibilities pomaga tiskarnam in drugim ponudnikom storitev tiska maksimalno izkoristiti avtomatizacijo delovnih procesov za povečanje učinkovitosti. Podjetje zagotavlja vrhunske sisteme za digitalni produkcijski tisk, za tisk na embalažo in za tisk etiket. Naprave za dodelavo ustvarjajo tiskarske izdelke, ki izstopajo in ustvarjajo dodano vrednost. Konica Minolta se že več kot desetletje uveljavlja kot vodilna na trgu produkcijskega tiska v Evropi (InfoSource).

 

Za vse več organizacij je danes uspeh več kot le ozka opredelitev finančnega izkaza - vključuje tudi varovanje okolja in pozitiven vpliv na zaposlene ter družbo. Konica Minolta se je s svojo zavezanostjo ciljem trajnostnega razvoja zavezala, da bo dosledno sledila svojim ciljem na področju trajnosti in družbene odgovornosti. Podjetje je bilo večkrat prepoznano zaradi svoje bogate zgodovine družbenega prispevka ter zaradi prizadevanj za doseganje ciljev trajnostnega razvoja v celotni poslovni in dobavni verigi. Konica Minolta je uvrščena na seznam "2021 Global 100 Most Sustainable Corporations in the World" in je prejela najvišjo stopnjo na lestvici EcoVadis Sustainabilty Ratings.

 

Konica Minolta je za svoj inovativni pristop storitvam, ki odlično dopolnjuje njihove naprave, prejela prestižno nagrado "Buyers Lab PaceSetter Award for Serviceability and Support 2020/2021" podjetja Keypoint Intelligence.

 

Konica Minolta Slovenija zaposluje 51 predanih strokovnjakov (maj 2021), ki na slovenskem trgu skrbijo za več kot 3.000 pogodbenih strank in aktivno promovirajo vse vertikale poslovanja. Na evropskem nivoju je podjetje Konica Minolta Business Solutions Europe zastopano s podružnicami in distributerji v več kot 80 državah v Evropi, Srednji Aziji, na Bližnjem vzhodu in v Afriki. S približno 9.000 zaposlenimi (od aprila 2021) je Konica Minolta Europe v poslovnem letu 2020/2021 ustvarila več kot 1,9 milijarde evrov čiste prodaje. Po vsem svetu ima podjetje več kot 43.000 zaposlenih in posluje v več kot 150 državah.

 

Izrazi in imena izdelkov so lahko blagovne znamke ali registrirane blagovne znamke ustreznih lastnikov in so s tem priznani.

Kontakt

Kontakt

Matjaž Babnik

Vodja marketinga

Stiki z javnostjo

matjaz.babnik@konicaminolta.si

+38615680511

ŽELITE VEČ INFORMACIJ?
KONTAKTIRAJTE NAS!