Elektronski podpis: naj postane sestavni del vaših digitalnih procesov

Ljubljana, Slovenija | 6 junij 2022

Podjetja si prizadevajo za digitalno preobrazbo, zato si številna prizadevajo za uvedbo elektronskih podpisov. Kateri so ključni vidiki in kakšne koristi lahko pričakujete?

Prehod s papirnatih na digitalne procese pripomore k temu, da je delo na daljavo in od doma za mnoge organizacije bolj učinkovito in produktivno. Če pa se vaša organizacija še vedno zanaša na ročno podpisovanje dokumentov, lahko to povzroči zamude, tveganja za informacijsko varnost in nepotrebne stroške. Te težave lahko rešite z rešitvijo za elektronsko podpisovanje, ki bo podprla tudi vaš širši program digitalne preobrazbe.


Digitalizacija dokumentov je osrednji del programa digitalne preobrazbe vsake organizacije. Gre za trend, ki ga je pospešila pandemija, saj so organizacije pohitele s prehodom s papirnih na elektronske datoteke in dokumente, da bi zaposleni, ki delajo od doma, lažje dostopali do informacij in jih delili ter sodelovali pri dokumentih.

Toda, koliko organizacij še vedno vztraja pri lastnoročnem podpisovanju dokumentov, kot so na primer pogodbe? To predstavlja poseben izziv, kadar mora dokument podpisati več oseb, od katerih vsaka morda dela na drugi lokaciji. Običajno to pomeni, da mora vsaka oseba podpisati izvirni tiskani izvod in ga nato poslati po pošti naslednjemu podpisniku; ali podpisati in skenirati dokument, nato pa ga po elektronski pošti poslati naslednjemu podpisniku, ki mora dokument natisniti, podpisati in ponovno skenirati, preden ga pošlje po elektronski pošti.

Pri obeh pristopih obstaja nešteto tveganj, med drugim:
  • tveganja za varnost informacij - če se pogodbene ali druge zaupne informacije delijo na nezanesljiv način, se lahko izgubijo, zgrešijo ali jih vidijo nepooblaščene osebe,
  • zamude pri postopkih - čas, potreben za razpošiljanje dokumenta v podpis, lahko povzroči izgubo poslov, neplačilo računov, zamude pri projektih in drugo.


Zato organizacije za učinkovitejši in varnejši postopek podpisovanja dokumentov v današnjem vse bolj digitalnem svetu vse pogosteje uporabljajo rešitve za elektronsko podpisovanje (e-podpis).

 

DIGITALNI / ELEKTRONSKI PODPIS

Podpisovanje dokumentov je ključni postopek v vsakodnevnih poslovnih procesih. Danes so skoraj vsi dokumenti ustvarjeni, urejeni in posredovani digitalno, vendar se zaradi podpisovanja pogosto natisnejo in nato ponovno spremenijo v digitalne dokumente. Če podpisnik ni fizično prisoten v pisarni in zato ne more podpisati dokumenta, pa lahko celoten proces celo stoji več dni.

Zahvaljujoč Konica Minolta storitvi digitalnega / elektronskega podpisa, lahko podpisnik (odgovorna oseba) vse dokumente podpiše z enim samim klikom, neodvisno od tega kje se nahaja in kdaj. Digitalni / elektronski podpis tako predstavlja naslednji korak v digitalni preobrazbi in zagotavlja nemoteno in skladno poslovanje.

Primerjava med fizičnim in digitalnim / elektronskim podpisom
Kaj je elektronski podpis?
Elektronski podpis (e-podpis) je elektronski znak namere osebe, da se strinja z vsebino dokumenta ali niza podatkov, na katerega se podpis nanaša. Tako kot lastnoročni podpis v svetu brez povezave je tudi elektronski podpis pravni pojem, v katerem je zajeta podpisnikova namera, da bo zavezan pogojem podpisanega dokumenta.
 
Kakšna je razlika med elektronskim in digitalnim podpisom?

 - Oba izraza se pogosto uporabljata izmenično, vendar je pomembno, da ju razlikujemo. Evropska komisija podaja naslednje opredelitve.
 - Elektronski podpis: pravni pojem, ki je v uredbi EU eIDAS (elektronska identifikacija, avtentikacija in storitve zaupanja) opredeljen kot "podatki v elektronski obliki, ki so priloženi drugim podatkom v elektronski obliki ali so z njimi logično povezani in jih podpisnik uporablja za podpis".
 - Digitalni podpis: matematični in kriptografski koncept, ki se pogosto uporablja za zagotavljanje konkretnih in praktičnih primerov elektronskega podpisa.
Vir: https://ec.europa.eu/digital-buildingblocks/wikis/display/Digital/eSignature+Overview


 Za elektronske transakcije na enotnem evropskem trgu uredba eIDAS opredeljuje tri ravni elektronskega podpisa.
1. Enostavni elektronski podpis
Ta izraz (ki ga eIDAS uradno ne uporablja) se nanaša na katero koli vrsto elektronskega podpisa, ki ne izpolnjuje meril naprednega ali kvalificiranega elektronskega podpisa (glej spodaj).

Preprost elektronski podpis je najpogostejša vrsta e-podpisa, saj ga je enostavno uporabljati. Če na primer pod elektronsko sporočilo preprosto napišete svoje ime, je to lahko elektronski podpis. Preprost elektronski podpis se lahko okrepi in pridobi večjo pravno vrednost, če mora podpisnik uporabiti dodaten korak avtentikacije, na primer kodo, ki jo prejme prek sporočila SMS.

2. Napredni elektronski podpis (Advanced Electronic Signature - AES ali AdES)
To je pravno zavezujoč elektronski podpis, ki enolično identificira podpisnika in zagotavlja močno varnost.

AES ugotavlja, ali so bili podatki po podpisu spremenjeni, kar bi podpis razveljavilo. Ta lastnost je bistvena za pravno zavezujoč podpis. Infrastruktura javnih ključev (Public Key Infrastructure PKI) je najpogosteje uporabljena tehnologija za zagotavljanje te varnostne funkcije.

3. Kvalificirani elektronski podpis (Qualified Electronic Signature - QES)
Ta je močnejši od naprednega elektronskega podpisa, saj je dodatno:
  • ustvarjen z napravo za ustvarjanje kvalificiranega podpisa, ki je v lasti podpisnika (običajno kartica SIM, pametna kartica ali ključek USB) ali jo upravlja pooblaščeni ponudnik storitev v oblaku,
  • temelji na kvalificiranem potrdilu za elektronski podpis, ki ga izda kvalificirani ponudnik storitev zaupanja
Vir: https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/What+is+eSignature

Katera vrsta e-podpisa je primerna za moje podjetje?
Elektronski podpisi se lahko uporabljajo v različnih situacijah, pri čemer so različne vrste bolj ali manj primerne za vsako od njih. 

Enostavni elektronski podpisi bodo na splošno primerni za podpisovanje dokumentov, kot so
  • nekateri kadrovski dokumenti, kot so sporazumi o ne-razkrivanju, obvestila o zasebnosti in drugi postopki uvajanja zaposlenih, 
  • nekateri sporazumi med podjetji kot so naročilnice, potrditve naročil, poročili o namestitvi.
Napredni elektronski podpisi (na primer Rekono) bodo primernejši, ko gre za finančne transakcije ali za podpisovanje dokumentov, ki imajo lahko pomembne pravne posledice.

Ker so pravni učinki kvalificiranih elektronskih podpisov enakovredni pravnim učinkom lastnoročnih podpisov, se lahko uporabljajo v številnih primerih (tudi čezmejnih), kjer bi se sicer uporabljali lastnoročni podpisi, kot so pogodbe o zaposlitvi, zavarovalne in druge pogodbe, finančne transakcije, kot sta e-trgovanje in spletno bančništvo, ter upravni postopki, kot so davčne napovedi, stiki z organi zdravstvenega zavarovanja in zahteve za izdajo rojstnega lista.

Če želi vaša organizacija preiti na e-podpis, morate izbrati vrsto elektronskega podpisa, ki ustreza vašim potrebam, usklajuje varnost z uporabniško izkušnjo in zagotavlja pravno veljavnost e-podpisa. Upoštevati boste morali pravni in regulativni okvir, v katerem delujete. Poleg tega boste morali opraviti analizo tveganj in priložnosti. Ta vas bo morda vodila k izbiri različnih pristopov k e-podpisu glede na namen, vrednost in stopnjo tveganja različnih vrst transakcij.

Prednosti uvedbe e-podpisa
Uvedba programske rešitve za e-podpis kot je Rekono poleg tega, da podpisnikom, ki so oddaljeni, razpršeni in lokacijsko neodvisni, olajša podpisovanje dokumentov, prinaša tudi vrsto drugih prednosti. 

Po eni od raziskav je večja varnost navedena kot najpomembnejša poslovna korist. Če primerjamo hitrost in enostavnost e-podpisa s tiskanjem in logistiko, povezano s pridobivanjem več podpisov na pogodbi ali drugem dokumentu, lahko prihranimo tudi pri stroških in času. Učinkovitejše zbiranje podpisov lahko omogoči hitrejše izpolnjevanje pogodbenih obveznosti in vam tako pomaga zagotavljati boljše storitve strankam, partnerjem in dobaviteljem.

Če se elektronsko podpisani dokumenti tudi elektronsko shranjujejo in arhivirajo, lahko sprostite pisarniški prostor in prihranite stroške v primerjavi s shranjevanjem fizičnih dokumentov. Pooblaščeni uporabniki - ne glede na to, kje se nahajajo - z možnostjo iskanja tudi lažje pridobijo dokumente iz elektronskih arhivov.

Naredite naslednji korak: digitalno upravljanje dokumentov
Ko se odločite za e-podpisovanje, morate izbrati in uvesti ustrezno programsko rešitev, ki jo je mogoče uporabljati na različnih napravah. Odvisno od vaših procesov in obsega dokumentov, ki jih mora vaše podjetje ustvariti in podpisati, je to lahko priložnost, da si ogledate rešitev za digitalno upravljanje dokumentov (kot na primer M-Files), ki vključuje delovne tokove e-podpisa.

Digitalna rešitev za upravljanje dokumentov vam lahko pomaga zmanjšati napake pri ustvarjanju dokumentov ter upravne in pravne stroške. Zagotavlja vam boljši pregled nad vsemi vašimi dokumenti (na primer pogodbami), pomaga vam slediti kritičnim rokom in obdobjem, se izogniti nezaželenim podaljšanjem, ter izboljšati uspešnost dobaviteljev in pogajanj. Rešitev vam lahko pomaga tudi dodatno izboljšati varnost informacij, saj odpravlja tveganje izgube papirnatih dokumentov in vam omogoča boljši nadzor nad tem, kdo lahko vidi dokumente in dela z njimi.

Z digitalno rešitvijo za upravljanje dokumentov se lahko vloga upravljanja na primer pogodb spremeni iz administrativne potrebe v dejavnik, ki omogoča boljšo poslovno uspešnost.

Ste pripravljeni za začetek?
Če ste pripravljeni začeti z e-podpisom, je prvi korak opredeliti svoje zahteve in razumeti, katero vrsto rešitve za e-podpis potrebujete za izpolnjevanje zakonskih, regulativnih in operativnih zahtev. V okviru postopka odločanja razmislite, ali lahko rešitev za digitalno upravljanje dokumentov pripomore k še večji učinkovitosti elektronskega podpisovanja in zagotovi dodatne poslovne koristi. 

Prepričajte se, da sodelujete s ponudnikom, ki ponuja strokovno znanje in izkušnje ter vrsto rešitev, med katerimi lahko izbirate, in ki lahko izbrano rešitev integrira v vaša obstoječa orodja za produktivnost.

O podjetju Konica Minolta Slovenija

 

Konica Minolta Slovenija, d.o.o. s sedežem v Ljubljani je hčerinska družba Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH s sedežem v Langenhagnu v Nemčiji, ta je pa hčerinska družba Konica Minolta Inc., Tokio, Japonska. Konica Minolta s svojim edinstvenim strokovnim znanjem na področju upodabljanja (tiskanje, skeniranje, kopiranje), obdelave podatkov in odločanja na podlagi podatkov, ustvarja rešitve za svoje stranke - mala in srednje velika podjetja, velika podjetja in javni sektor - ter rešuje vprašanja, s katerimi se sooča družba.

 

Konica Minolta kot ponudnik rešitev za digitalna delovna okolja svojim strankam pomaga prepoznati in izkoristiti potencial, ki ga skriva digitalizacija, ter doseči naslednjo stopnjo digitalne zrelosti organizacije. V podporo "inteligentnemu povezanemu delovnemu mestu" Konica Minolta ponuja storitve v oblaku, IT, upravljanja tiskanja in video rešitev za delo na daljavo, sodelovanje, upravljanje ter avtomatizacijo delovnih procesov in varnost. Uspešnost podjetja pri spodbujanju preobrazbe je potrdila tudi družba IDC, saj je v raziskavi "IDC MarketScape, v poročilu "Worldwide Print Transformation 2020 Vendor Assessment" navedeno, da je Konica Minolta "globalno priznana kot vodilna na področju transformacije tiskanja". Konica Minolta je od leta 2021 tudi Microsoftov globalni partner.

 

Konica Minolta s ponudbo Igniting Print Possibilities pomaga tiskarnam in drugim ponudnikom storitev tiska maksimalno izkoristiti avtomatizacijo delovnih procesov za povečanje učinkovitosti. Podjetje zagotavlja vrhunske sisteme za digitalni produkcijski tisk, za tisk na embalažo in za tisk etiket. Naprave za dodelavo ustvarjajo tiskarske izdelke, ki izstopajo in ustvarjajo dodano vrednost. Konica Minolta se že več kot desetletje uveljavlja kot vodilna na trgu produkcijskega tiska v Evropi (InfoSource).

 

Za vse več organizacij je danes uspeh več kot le ozka opredelitev finančnega izkaza - vključuje tudi varovanje okolja in pozitiven vpliv na zaposlene ter družbo. Konica Minolta se je s svojo zavezanostjo ciljem trajnostnega razvoja zavezala, da bo dosledno sledila svojim ciljem na področju trajnosti in družbene odgovornosti. Podjetje je bilo večkrat prepoznano zaradi svoje bogate zgodovine družbenega prispevka ter zaradi prizadevanj za doseganje ciljev trajnostnega razvoja v celotni poslovni in dobavni verigi. Konica Minolta je uvrščena na seznam "2021 Global 100 Most Sustainable Corporations in the World" in je prejela najvišjo stopnjo na lestvici EcoVadis Sustainabilty Ratings.

 

Konica Minolta je za svoj inovativni pristop storitvam, ki odlično dopolnjuje njihove naprave, prejela prestižno nagrado "Buyers Lab PaceSetter Award for Serviceability and Support 2020/2021" podjetja Keypoint Intelligence.

 

Konica Minolta Slovenija zaposluje 51 predanih strokovnjakov (maj 2021), ki na slovenskem trgu skrbijo za več kot 3.000 pogodbenih strank in aktivno promovirajo vse vertikale poslovanja. Na evropskem nivoju je podjetje Konica Minolta Business Solutions Europe zastopano s podružnicami in distributerji v več kot 80 državah v Evropi, Srednji Aziji, na Bližnjem vzhodu in v Afriki. S približno 9.000 zaposlenimi (od aprila 2021) je Konica Minolta Europe v poslovnem letu 2020/2021 ustvarila več kot 1,9 milijarde evrov čiste prodaje. Po vsem svetu ima podjetje več kot 43.000 zaposlenih in posluje v več kot 150 državah.

 

Izrazi in imena izdelkov so lahko blagovne znamke ali registrirane blagovne znamke ustreznih lastnikov in so s tem priznani.

Kontakt

Kontakt

Matjaž Babnik

Vodja marketinga

Stiki z javnostjo

matjaz.babnik@konicaminolta.si

01 568 05 11

ŽELITE VEČ INFORMACIJ?
KONTAKTIRAJTE NAS!