ECM zanesljivo in z lahkoto odpravlja zastarele procese v šolstvu!

Implementacija ECM rešitev je zelo učinkovit način, ki zagotavlja, da manj časa in denarja porabite za opravljanje zastarelih procesov in več časa namenite drugim, bolj pomembnim nalogam.

Izobraževalne ustanove so do vratu založene s papirjem, še posebej sektor visokega šolstva. Študij dan danes postaja vedno bolj digitalen – od prijave na predavanja in izpite, urejanja urnikov, do ustvarjanja zapiskov in digitalnega gradiva. Študentje postajajo bolj učinkoviti in delajo pametneje. Vedno bolj se zanašajo na digitalna študijska gradiva, eKnjige, saj tako zmanjšajo količino potrebščin, ki jih ni potrebno fizično nositi s seboj. Pomembno je, da tudi šolstvo sledi sodobnim trendom in naredi potrebne spremembe. Tako ostane v koraku s časom in izboljša zastarele procese tudi na drugih področjih, kjer se še vedno zanašajo na tiskane medije.

Vedno so in bodo obstajali procesi za katere porabite veliko časa, v zameno pa dajo bore malo. Pri nas jim pravimo procesi z nizko vrednostjo. Kradejo vam čas, ki bi ga lahko namenili pomembnejšemu delu. Ti procesi večinoma zajemajo premikanje papirja od ene do druge osebe, podpis na levi, podpis na desni, odobritev v 1. nadstropju, potrditev v 3. nadstropju in tako naprej.

Običajno se ti procesi z nizko vrednostjo izvajajo na staromoden način, torej, nekdo vzame papir v roke in “leta” po šoli, dokler nima vseh potrebnih podpisov, odobritev… To zaposlenim po nepotrebnem vzame ogromno časa. Na primer: študent ali dijak na šolskem referatu zaprosi za kopije spričeval. To je opravilo, ki sproži verižno reakcijo procesov z nizko vrednostjo, kateri znatno vplivajo na delavnik ter delo zaposlenih, posledično pa tudi na zadovoljstvo strank. V množici dokumentov je najprej potrebno najti točno določen dokument, ga skenirati ali kopirati in nato študentu poslati preko spletne ali navadne pošte. Običajno tovrstno opravilo vzame od enega do nekaj dni časa. Pa bi bilo z ECM rešitvijo lahko vse skupaj opravljeno v nekaj minutah.

Primeri podobne narave se pojavljajo precej prepogosto, težava pa je, da izobraževalne ustanove še vedno uporabljajo mnogo teh zastarelih procesov, ki porabijo veliko papirja in zaposlenim vzamejo veliko časa za iskanje in izvedbo. Ni presenetljivo, da ti procesi z nizko vrednostjo upočasnjujejo poslovanje in ne omogočajo doseganja višjih standardov učinkovitosti. Po drugi strani so institucije, ki so implementirale ECM rešitve, dosegle izjemne rezultate.

In kako lahko ECM pomaga šolam “uspeti”:
1. Manjša poraba papirja.
Zmanjšajte lahko uporabo papirja, map za dokumente in kabinete za arhiviranje vseh dokumentov, ki jih lahko bili v digitalni obliki varno shranite na centralni lokaciji.
2. Učinkovito opravljanje nalog.
Z uporabo delovnih procesov povezanih z vašim obstoječim programskim okoljem, boste deležni samodejnega nadzora izvrševanja opravil, vpogleda v seznam opravil in statusa posameznih opravil.
3. Nobenih omar ter predalov in dolgotrajnega iskanja.
Namesto nekaj dokumentov v omarah in predalih, nekaj v dokumentnem sistemu in nekaj v arhivu, imate lahko vse dokumente posameznega študenta v dokumentnem sistemu, torej na enem mestu in na voljo v trenutku.
4. Hitrejša obdelava podatkov.
Prihranite čas zaposlenih z uporabo naprednega iskalnika za enostavno in učinkovito iskanje dokumentov v vseh vaših elektronskih lokacijah za hrambo dokumentov.
5. Avtomatsko preverjanje zaključenih nalog
Raje kot ročno, sistem avtomatsko preveri ali so bili prosilcu poslani vsi potrebni dokumenti.

ECM učinkovito eliminira ta in mnoga druga ozka grla, hkrati pa ponuja še mnogo več. Z združevanjem procesov v en sam centralni brezpapirni sistem, lahko drastično spremeni način in učinkovitost poslovanja. To daje uporabnikom novega sistema možnost upravljanja vhodnih in izhodnih dokumentov, informacij in komuniciranje brez brskanja po papirjih. Ne le to – izboljša se učinkovitost pisarn in znižajo operativni stroški, kar vodi k boljšemu in vsesplošnemu uspehu vaše šole. Zamenjajte neučinkovitost za učinkovitost.

Matjaž Babnik